Odpowiednie planowanie i zorganizowanie to podstawa skutecznej pracy. Co zrobić, kiedy mamy wiele różnych zadań i musimy nad nimi zapanować równocześnie? Czy istnieje jakiś sposób, aby zrobić to łatwo? Tak, istnieje wiele systemów, które pomogą skutecznie w takiej sytuacji. Ten tekst przedstawia jeden z nich.
Spis Treści
Uporządkuj materiały
Na początek gromadzimy wszystkie materiały dotyczące zadań, przeglądamy je i wyrzucamy wszystko, co nie jest nam potrzebne. To, co może się nam przydać w przyszłości, np. materiały referencyjne – odkładamy do archiwum. Natomiast resztę materiałów grupujemy na poszczególne zadania i wszystko odkładamy w jakieś bezpieczne miejsce.
Plany projektów
Każde zadanie główne składa się z wielu elementów składowych, które trzeba wykonać, aby zrealizować cel. Dlatego bierzemy pod lupę każde główne zadanie i wyznaczamy dla niego cały plan projektu – czyli wszystkie czynności, które musimy wykonać po kolei. Dla każdego zadania głównego układamy plan projektu i dzięki temu będziemy mogli wygodnie monitorować postępy z każdego projektu, nad którym będziemy pracować.
Dzięki skonstruowaniu planu projektu będziemy wiedzieli także jakie następne działanie należy wykonać, aby zrealizować główne zadanie. Przez to nie będziemy tracili czasu na nieistotne sprawy, tylko będziemy precyzyjnie zmierzać do realizacji wyznaczonego zadania. Dostęp do planów projektów naszych wszystkich głównych zadań sprawi, że nigdy nie pogubimy się w tym, co w danym momencie robimy. Będzie to bardzo pomocne podczas nadzorowania pracy swojej bądź innych ludzi.
Załóż kalendarz
Skuteczna organizacja czasu to skuteczne korzystanie z kalendarza. Jego forma nie ma znaczenia. Zarówno cyfrowy, jak i zwykły będzie odpowiedni. Zapisujemy w nim wszystkie sprawy, które muszą wydarzyć się w danym czasie. Czyli jeśli wiemy, że za 3 dni mamy mieć o godzinie 16:00 rozmowę z prezesem firmy – zapisujemy to w kalendarzu. Tak samo postępujemy, wyznaczając sobie końcowy termin w jakimś projekcie czy zadaniu.
Dzięki temu, iż wszystkie sprawy, które są ustalone na dany czas mamy zapisane w kalendarzu, to każdego dnia wystarczy na niego spojrzeć, by wiedzieć, co danej doby musi być wykonane. Dzięki temu możemy wpleść w pozostały wolny czas wszystkie zadania, które nie mają konkretnego terminu. W taki sposób można stworzyć sobie listę zadań na dany dzień, w której nie zaskoczy nas nagle umówione spotkanie, o którym mieliśmy pamiętać.
Lista zadań na dany dzień
Aby nasza organizacja czasu na dany dzień była bliska ideału to warto wieczorem dnia poprzedniego bądź jeszcze rano danego dnia sporządzić listę zadań na cały dzień. Jak to zrobić? Bardzo prosto! Na początek spoglądamy na kalendarz i spisujemy wszystko do wykonania na dzisiaj. Może to być spotkanie od 11:00 do 12:00 oraz szkolenie od 12:00 do 14:00. Zakładając, że pracujemy od 6:00 do 14:00, pozostaje nam do zagospodarowania czas między 6:00 a 11:00 i tutaj możemy wpisać wszelkie dodatkowe zadania, zaczynając od tych o najwyższym priorytecie.
Sposoby, by zapanować nad wieloma zadaniami
Sugestie zawarte w tym tekście wprowadzone w życie pozwolą z większą skutecznością zarządzać wieloma zadaniami na raz. Aczkolwiek każdy musi wypracować swój własny idealny system pracy, bo to, co dla jednego jest skuteczne, dla drugiej osoby może już nie być takie.
 |
Artykuł powstał we współpracy z Leadership Center |